Introduzione
Scopo del presente manuale
Descrive la formazione, la registrazione, la classificazione, la raccolta e l'archiviazione dei documenti, sia in formato elettronico che cartaceo, nonché la gestione dei flussi documentali e archivistici in relazione alle procedure amministrative.
Attraverso l'integrazione con le procedure di gestione delle procedure amministrative, di accesso ai documenti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo IT crea le condizioni operative per una gestione più efficiente delle informazioni interne e del flusso documentale dell'amministrazione, anche al fine di snellire le procedure e garantire la trasparenza dell'azione amministrativa.
Definizioni
| Acronimo | Descrizione | Spiegazione |
|---|---|---|
| AOO | Unità di Organizzazione Operativa | Si riferisce all'organizzazione nel suo complesso; Nel nostro ambiente è rappresentato dal marchio/account aziendale stesso. |
| RDG | Responsabile della gestione documentale | È l'operatore responsabile del corretto utilizzo e della gestione del protocollo IT e del relativo flusso di lavoro |
| UOR | Unità operativa responsabile | Rappresenta ogni struttura, all'interno dell'AOO, che ha gli stessi compiti e responsabilità. Nel nostro ambiente, è una struttura di secondo livello all'interno dell'organizzazione |
| RPA | Responsabile della procedura amministrativa | Per ogni UOR (struttura) è di default rappresentato dal capo dell'unità. In alcuni casi, è possibile specificare un operatore diverso appartenente alla stessa struttura e responsabile di quello specifico flusso di lavoro. |
| Unità organizzativa di registrazione del protocollo | Questa struttura è responsabile del flusso di lavoro e della gestione del protocollo IT. Di norma è l'unità responsabile delle comunicazioni interne e delle attività postali. |
RDG - Responsabile della gestione documentale
L'organizzazione ha specificato un RDG per la gestione del protocollo IT. In particolare, questo operatore:
- collabora con il responsabile della protezione dei dati (RPDG) e le altre figure coinvolte nella protezione dei dati;
- concede a ciascun operatore l'accesso e la gestione del protocollo IT, considerando le autorizzazioni di visualizzazione, registrazione, modifica e cancellazione;
- garantisce che ciascun operatore rispetti gli accordi sulla protezione dei dati e i relativi accordi.
