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“El legislador define el protocolo informático como "el conjunto de recursos informáticos, equipos, redes de comunicación y procedimientos informáticos utilizados por las administraciones para la gestión documental ", es decir, todos los recursos tecnológicos necesarios para la realización de un sistema automático de gestión electrónica de los flujos de documentos.”– "Protocolo TI".
Con el protocolo informatizado existen muchas otras funcionalidades relacionadas con la búsqueda, la identificación de la oficina de asignación y la oficina que trabaja el documento. También existe la posibilidad de adjuntar el expediente, virtual, por supuesto, e incluye todas las funciones de intercambio de información e investigación que el protocolo en papel no permite.
A partir del protocolo en papel es posible saber cuándo llegó un documento, quién lo envió y viceversa cuándo fue enviado y a quién. Con el protocolo informatizado, en cambio, también se proporcionan las funciones de clasificación, no sólo según el objeto, y también es posible obtener informes, por ejemplo sobre el tiempo entre el registro y la clasificación, sobre los tramos procesales retrasados, puede identificar un sufrimiento temporal y saber cuántos actos son procesados por los elementos individuales de la unidad organizativa, permitiendo así remodelar las cargas de trabajo.
El protocolo no es una función en sí misma y no es la firma en la hoja con el número progresivo, sino que es el inicio de un procedimiento administrativo: todos los documentos que tienen contenido procesal quedan registrados y por tanto deben ser una función muy extendida. La existencia de oficinas de protocolo no tiene sentido; se protege dentro de la unidad organizativa, confiando quizás a una persona la tarea de protocolo - esto no está excluido - eliminando en cualquier caso los tiempos de espera que se produjeron con el paso del documento sellado de la oficina de protocolo a la oficina competente.
Finalmente, a nivel de implementación, existen algunos factores críticos, resumidos principalmente en uno organizacional, donde la única palanca es la sensibilización del personal, porque estos proyectos funcionan exclusivamente si hay aceptación y reparto de objetivos, mientras que el otro es inherente a las infraestructuras TI. En lo que a infraestructura se refiere, la conectividad de red es fundamental, teniendo en cuenta que una instalación web no requiere de muchos recursos.
El registro de protocolo
El registro de protocolo (o simplemente "el protocolo") es el libro donde se registra progresivamente el detalle de los documentos y documentos recibidos o enviados por un determinado sujeto u organismo (público o privado). Este registro, si se realiza conforme a la ley, tiene el carácter de certeza pública y reconocida, es decir, "auténtica" en caso de litigio (validez probatoria).
El término protocolo tiene un significado bastante amplio, que se identifica con el procedimiento, con la oficina adjunta y con el propio registro. Por extensión, "protocolo" también significa un proceso para alcanzar un objetivo específico ("seguir el protocolo").
La gestión del protocolo suele confiarse a una oficina especial. Recibe el material documental del sujeto productor saliente y entrante (se excluyen los documentos internos) y lo registra en el registro. La inscripción en el protocolo debe contener ciertos datos y números que se dejan en blanco, no se aceptan cancelaciones ni correcciones: en caso de errores, se requiere autenticación. En el caso de protocolo electrónico los campos no deben ser modificables.
El registro tiene cuatro elementos requeridos por ley que son:
- Número progresivo para cada elemento: tanto entrante como saliente, es decir, llegando o saliendo
- Fecha de recepción (incluso horas y minutos cuando se solicite, por ejemplo, durante los procedimientos de licitación)
- Remitente o destinatario
- Regesto, o breve resumen del contenido
El registro en papel o informático generalmente tiene dos páginas: en una se registra la documentación de entrada, en la otra la de salida. En cualquier caso, se debe asignar el número progresivo para que crezca contando tanto los documentos entrantes como los salientes y cada número debe corresponder a un único documento, nunca más de uno aunque sea una "pregunta y respuesta" rápida.
A estos elementos se suman otros accesorios: el número de anexos, el cargo de competencia, el número de la categoría (o título), el número de la sección y, en el caso de correspondencias, el número progresivo de la anterior. documento de referencia y el de la siguiente respuesta.
Una vez realizada la inscripción se estampan en el documento los cuatro elementos necesarios y al menos el número de clasificación junto con el sello del organismo y la firma del testigo oficial. El protocolo informático en cambio, tras escanear el documento en el sistema, asigna un código de barras con toda la información, que se adjunta al material.
Cuando la entrega de los documentos a entregar en las oficinas se realice en mano, la oficina de protocolo está obligada a entregar a la persona un recibo con el número de protocolo.
Una vez finalizadas estas operaciones de registro , los documentos se pueden distribuir a las oficinas individuales a cargo de las distintas prácticas.
El número de protocolo
El número de protocolo es un número progresivo, único y obligatorio, que se asigna a cada documento inscrito en el registro de protocolo. El número se convierte así en una especie de censo automático de documentos y en una herramienta de clasificación cronológica.
Las características
Cada documento que entra y sale de una entidad (u otra entidad que utiliza el protocolo) recibe así un número único, que permite rastrearlo y garantiza su recepción (o envío): el protocolo es de hecho un acto "de público privilegiado". fe ", es decir, protección en el contexto judicial y" hace la fe "siempre, a menos que sea posible probar su falsificación.
Está prohibido asignar el mismo número a dos documentos, incluso si se trata de una "pregunta y respuesta" rápida (documento entrante y saliente). En el caso de los registros informatizados es necesario que no sea posible modificar los campos, registrar con un número de protocolo antiguo dejado vacío un documento llegó quizás mucho más tarde: es un acto ilegal que invalida la validez legal del protocolo. De esto se deriva también la particular gestión del error: la asignación de un número incorrecto anula ese número, que ya no debe ser reutilizado (en los registros en papel el error debe ser autenticado y refrendado por los responsables de la organización).
El número también es importante desde el punto de vista archivístico, porque el registro constituye el primer inventario del archivo actual, o la primera herramienta preparada para organizar y buscar la documentación.
El título de clasificación
El título de clasificación es el quinto elemento del registro de protocolo: no es necesario a efectos administrativos y legales (su falta o disposición incorrecta no invalida el registro), pero ahora es indispensable para cumplir con las obligaciones de archivo.
A través del título, que es una lista de las "categorías" o "títulos" de una entidad (es decir, de las diversas ramas de la actividad que realiza) a su vez dividida en "clases" o "secciones" ( los distintos tipos de documentos para cada función), la documentación se clasifica y recompone durante el cierre del archivo actual.
Cerrando el protocolo
Una vez finalizado el año calendario se debe cerrar el registro de protocolo: las casillas y páginas en blanco son timbradas y selladas y firmadas por el funcionario y, en el caso de un municipio, por el alcalde y el secretario municipal. Para protocolos electrónicos el cierre es automático. Con el nuevo año natural la numeración vuelve a empezar desde 1.
Una gestión ilegal del protocolo consiste en dejar cajas blancas, esperando a cerrarlo mucho más allá del 1 de enero, y falsificando la fecha de llegada de algunos documentos, adelantándola mendazmente al 31 de diciembre del año anterior, por diversos motivos de lucro. . Estos procedimientos invalidan la validez jurídica del protocolo y están sujetos a sanciones administrativas y penales.
Buscar en el protocolo
La gestión electrónica del protocolo ha simplificado considerablemente las operaciones de búsqueda, permitiendo realizar una consulta en poco tiempo por campos. En el caso de los registros en papel la búsqueda es más engorrosa, pero existen algunas herramientas para facilitarla. Uno de ellos es el registro de libretas de direcciones por nombre y objeto. Estos se preparaban año tras año enumerando alfabéticamente todos los sujetos con los que habían tenido informes e indicando a continuación todos los números progresivos que les concernían. Por ejemplo, si busco un documento enviado al Sr. Rossi, basta con encontrar "Rossi" en la guía telefónica y luego verificar los números de protocolo relacionados uno por uno. Lo mismo se hizo para el objeto de la documentación (por ejemplo "A" de "Anagrafe", etc.).
El protocolo reservado
El registro de protocolo es un acto público. Para todos aquellos documentos que tienen una especial confidencialidad, algunas instituciones también han elaborado un registro denominado "protocolo confidencial", que es gestionado directamente por las más altas esferas de la entidad, sin pasar por la Oficina de Protocolo y otros empleados salvo que no estén específicamente autorizados. Por ejemplo, en un municipio sólo el alcalde tiene acceso al protocolo confidencial, y posiblemente los asesores, en una prefectura sólo el prefecto, etc. La accesibilidad está establecida por la normativa.
Los documentos de carácter personal, como cartas disciplinarias dirigidas a empleados, o documentos que contengan otros datos de carácter sensible, o protegidos por el secreto oficial, suelen quedar registrados en el protocolo confidencial. El protocolo reservado sigue su propia numeración.
Validez legal del protocolo
Cada sujeto debe tener un solo protocolo (a excepción del registro reservado), ya que es el vínculo fundamental por donde pasa su memoria a medida que se va formando.
El protocolo tiene validez legal y es de obligado cumplimiento por ley en todos los organismos públicos. Es necesario que estén presentes los cuatro elementos necesarios para la inscripción (progresivo, fecha, remitente o destinatario, registro) y que ésta se cierre y abra con regularidad y precisión al comienzo del nuevo año calendario. Si se respetan estas reglas, el protocolo asume la característica de acto de fe público privilegiado: puede, por tanto, utilizarse no sólo para necesidades prácticas o administrativas, sino también para cualquier necesidad probatoria en el ámbito judicial, y tiene validez absoluta ("hace fe"). como prueba), excepto cuando se pruebe explícitamente la falsificación.
La protección que el protocolo garantiza en el poder judicial ha hecho que incluso algunos sujetos privados se hayan dotado de un despacho de protocolo, enteramente similar al de los sujetos públicos.
