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Aderir a um local de trabalho digital é um grande ajuste não apenas para a empresa, mas também para seus funcionários. Encontrar as ferramentas certas é apenas o primeiro passo para criar um local de trabalho digital de sucesso. Ajudaria se você também se concentrasse em criar ótimas experiências para seus funcionários.
De acordo com OwlLabs, quase 70% dos trabalhadores nos EUA trabalharam remotamente no ano passado. E com a COVID-19 ainda à espreita, 80% dos funcionários acreditam que continuarão a fazê-lo nos próximos meses. Isso consolida a importância do local de trabalho digital em seus planos de negócios atuais e futuros.
Com isso, aqui estão algumas dicas sobre como você pode criar uma melhor experiência digital no local de trabalho para seus funcionários
1. Avalie sua tecnologia atual
Antes de começar a operar digitalmente, você deve ter certeza de que sua tecnologia atual é adequada para isso. Identifique as ferramentas que seus funcionários precisarão para tornar a configuração eficaz e bem-sucedida. Alguns exemplos são conexão à Internet, hardware, equipamento e software. Depois de identificar suas necessidades, você pode começar a se concentrar em preencher as lacunas atuais do sistema digital.
Com a tecnologia certa, a transição para um local de trabalho digital pode ser muito mais tranquila e rápida. Da mesma forma, aprender sobre software de gestão empresarial é essencial. Esse tipo de solução pode ajudá-lo a avaliar e determinar as melhores maneiras de integrar os fluxos de trabalho dos seus funcionários ao espaço digital.
2. Promova comunicações eficazes
Graças aos vários canais de comunicação, você pode aproveitar todos os benefícios da comunicação digital no local de trabalho. Longe vão os dias dos pagers ou beepers, aparelhos de fax e transportadores de correio. Seus funcionários podem entrar em contato facilmente com colegas por e-mail, aplicativos de mensagens instantâneas, videochamadas ou outras ferramentas de colaboração.
Ao aproveitar essas ferramentas, você pode simplificar as comunicações dentro e fora do escritório. Ele permite que sua equipe trabalhe junta virtualmente sem a necessidade de se encontrar pessoalmente. Eles podem enviar arquivos e documentos para outras pessoas por e-mail ou carregá-los em um armazenamento centralizado. Se houver anúncios ou atualizações importantes, você poderá notificar automaticamente todos os outros com apenas alguns cliques.
3. Torne arquivos e dados acessíveis
Ter um local de trabalho digital significa digitalizar todos os arquivos, documentos e dados necessários para seus processos. Mas, mais do que isso, você deve garantir que todos estejam prontamente acessíveis aos seus funcionários. Afinal, ele conteria todas as informações e materiais necessários para realizar suas tarefas.
Um banco de dados centralizado permite que seus funcionários compartilhem diferentes arquivos e documentos com todos na organização. Eles podem fazer upload desses arquivos para qualquer outra pessoa visualizar, editar ou fazer download. E para garantir que todos esses documentos estejam protegidos, você pode definir permissões e autorizações específicas para cada funcionário. Você também pode fornecer um portal para funcionários onde eles podem acessar folhas de pagamento, frequência, classificação de desempenho, atribuições e muito mais.
4. Certifique-se de que o suporte esteja prontamente disponível
A tecnologia pode ser algo inconstante. Às vezes, ele pode travar inesperadamente, resultando em paradas não planejadas. Da mesma forma, seus funcionários podem encontrar alguns problemas que não conseguem resolver sozinhos. Sem a devida atenção, isso pode afetar a produtividade individual e da equipe.
Assim, é crucial fornecer suporte adequado para tais casos. E embora nem todos possam ter uma equipe de TI dedicada para ajudar a manter o local de trabalho digital, existem outras opções disponíveis para você. Por um lado, você pode terceirizar profissionais de TI. Outra opção é buscar soluções confiáveis de local de trabalho digital com excelente suporte ao cliente. Com sua experiência, eles podem ajudar seus funcionários com quaisquer problemas que encontrarem em seu espaço de trabalho digital.
5. Forneça um espaço de trabalho digital flexível
Um dos maiores benefícios do local de trabalho digital é a flexibilidade que ele oferece a todos os seus funcionários. Por meio dele, seus funcionários podem até começar a trabalhar remotamente em tempo integral. Mais importante ainda, torna a expansão do seu negócio mais fácil e rápida.
Para garantir flexibilidade, você deve considerar a compatibilidade entre plataformas com todos (ou alguns) seus aplicativos e softwares essenciais, como smartphones, tablets e outros dispositivos móveis. Dessa forma, seus funcionários podem acessar o trabalho mesmo em trânsito. Da mesma forma, você pode projetar seus espaços de trabalho para serem fáceis de usar, para que todos possam se acostumar facilmente com os vários aplicativos e softwares necessários para o trabalho.
Revolucionando o local de trabalho
Neste ponto, ter um espaço de trabalho digital é inevitável. Isso pode trazer grandes mudanças em seus processos de negócios, bem como nos fluxos de trabalho de seus funcionários. Tal revisão requer planeamento, preparação e implementação adequados para que seja eficaz e bem sucedida. Mas o mais importante é que você precisa garantir que seus funcionários possam se adaptar confortavelmente à nova configuração.
Ao fornecer uma excelente experiência de local de trabalho digital para seus funcionários, eles podem manter ou, melhor ainda, aumentar sua produtividade e eficiência no longo prazo. Isso lhes permitirá utilizar as diversas tecnologias disponíveis em todo o seu potencial para melhorar seus fluxos de trabalho. Mas o mais importante é que pode fazer com que eles se sintam mais confiantes para enfrentar o futuro com sua organização.
