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Passer à un lieu de travail numérique est un énorme ajustement non seulement pour l'entreprise mais aussi pour vos employés. Trouver les bons outils n’est que la première étape pour créer un lieu de travail numérique réussi. Il serait utile que vous vous concentriez également sur la création d'expériences exceptionnelles pour vos employés.
Selon OwlLabs, près de 70 % des travailleurs aux États-Unis ont travaillé à distance au cours de l'année écoulée. Et alors que le COVID-19 se profile toujours à l’horizon, 80 % des salariés pensent qu’ils continueront à le faire dans les mois à venir. Cela renforce l'importance de l'espace de travail numérique dans vos plans d'affaires actuels et futurs.
Voici quelques conseils pour créer une meilleure expérience de travail numérique pour vos employés.
1. Évaluez votre technologie actuelle
Avant de pouvoir commencer à fonctionner numériquement, vous devez vous assurer que votre technologie actuelle est adaptée. Identifiez les outils dont vos employés auront besoin pour rendre la configuration efficace et réussie. Quelques exemples sont une connexion Internet, du matériel, des équipements et des logiciels. Une fois que vous avez identifié vos besoins, vous pouvez commencer à vous concentrer sur la réduction des lacunes de votre système numérique actuel.
Avec la bonne technologie, la transition vers un lieu de travail numérique peut devenir beaucoup plus fluide et plus rapide. De même, l'apprentissage des logiciels de gestion d'entreprise est essentiel. Ce type de solution peut vous aider à évaluer et à déterminer les meilleures façons d'intégrer les flux de travail de vos employés dans l'espace numérique.
2. Favorisez des communications efficaces
Grâce aux différents canaux de communication, vous pouvez profiter de tous les avantages de la communication numérique sur le lieu de travail. Il est révolu le temps des téléavertisseurs ou des bips, des télécopieurs et des facteurs. Vos employés peuvent facilement contacter leurs collègues via des e-mails, des applications de messagerie instantanée, des appels vidéo ou d'autres outils de collaboration.
En tirant parti de ces outils, vous pouvez rationaliser les communications au sein et à l'extérieur du bureau. Cela permet à votre équipe de travailler ensemble virtuellement sans avoir besoin de se rencontrer personnellement. Ils peuvent envoyer des fichiers et des documents à un autre via des e-mails ou les télécharger dans un stockage centralisé. S'il y a des annonces ou des mises à jour importantes, vous pouvez automatiquement en informer tout le monde en quelques clics.
3. Rendre les fichiers et les données accessibles
Avoir un lieu de travail numérique signifie numériser tous les fichiers, documents et données nécessaires à vos processus. Mais plus encore, vous devez vous assurer que tous ces éléments sont facilement accessibles à vos employés. Après tout, celui-ci contiendrait toutes les informations et le matériel dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
Une base de données centralisée permet à vos employés de partager différents fichiers et documents avec tous les membres de l'organisation. Ils peuvent télécharger ces fichiers pour que quiconque puisse les consulter, les modifier ou les télécharger. Et pour vous assurer que tous ces documents sont sécurisés, vous pouvez définir des autorisations et autorisations spécifiques pour chaque employé. Vous pouvez également fournir un portail aux employés où ils peuvent accéder à leur paie, leurs présences, leur évaluation des performances, leurs affectations, etc.
4. Assurez-vous que l'assistance est facilement disponible.
La technologie peut être inconstante. Il peut parfois planter de manière inattendue, entraînant des temps d'arrêt imprévus. De même, vos employés peuvent rencontrer des problèmes qu’ils ne peuvent pas résoudre eux-mêmes. Sans une attention appropriée, cela peut avoir un impact sur la productivité individuelle et de l'équipe.
Il est donc crucial de fournir un soutien approprié dans de tels cas. Et même si tout le monde ne peut pas disposer d’une équipe informatique dédiée pour aider à maintenir l’espace de travail numérique, d’autres options s’offrent à vous. D’une part, vous pouvez externaliser des professionnels de l’informatique. Une autre option consiste à rechercher des solutions de lieu de travail numérique fiables avec un excellent support client. Grâce à leur expertise, ils peuvent assister vos collaborateurs pour tout problème qu'ils rencontrent dans votre espace de travail numérique.
5. Offrez un espace de travail numérique flexible
L'un des plus grands avantages de l'espace de travail numérique est la flexibilité qu'elle offre à tous vos employés. Grâce à lui, vos employés peuvent même commencer à travailler à distance à temps plein. Plus important encore, cela facilite et accélère le développement de votre entreprise.
Pour garantir la flexibilité, vous devez envisager une compatibilité multiplateforme avec tout (ou certains) de vos applications et logiciels essentiels comme les smartphones, tablettes et autres appareils mobiles. De cette façon, vos employés peuvent accéder au travail même en déplacement. De même, vous pouvez concevoir vos espaces de travail pour qu'ils soient conviviaux afin que chacun puisse facilement s'habituer aux différentes applications et logiciels nécessaires au travail.
Révolutionner le lieu de travail
À ce stade, avoir un espace de travail numérique est inévitable. Cela peut apporter d’énormes changements à vos processus métier ainsi qu’aux flux de travail de vos employés. Une telle refonte nécessite une planification, une préparation et une mise en œuvre appropriées pour qu’elle soit efficace et réussie. Mais plus important encore, vous devez vous assurer que vos employés peuvent s'adapter confortablement à la nouvelle configuration.
En offrant une excellente expérience de travail numérique à vos employés, ils peuvent maintenir ou, mieux encore, augmenter leur productivité et leur efficacité à long terme. Cela leur permettra d’utiliser pleinement les différentes technologies disponibles pour améliorer leurs flux de travail. Mais plus important encore, cela peut leur donner plus de confiance pour affronter l'avenir avec votre organisation.
