“Gli strumenti di gestione aziendale sono tutti i sistemi, applicazioni, controlli, soluzioni di calcolo, metodologie, ecc. utilizzati dalle organizzazioni per essere in grado di far fronte ai mercati in evoluzione, garantire una posizione competitiva al loro interno e migliorare le prestazioni aziendali."
– "Gestione". Dizionario aziendale. Estratto il 28 ottobre 2014.

I sistemi di gestione aziendale (BMS) sono fantastici! Ti offrono gli strumenti e le strategie per documentare i tuoi processi aziendali e definire il tuo modo di lavorare. Sono un metodo standard per ottenere coerenza e qualità in tutto ciò che fai.

Cos'è un BMS?

Il “Business Management System” (acronimo “BMS”, noto anche come BM System) è un insieme di strumenti per la pianificazione strategica e l'implementazione tattica di politiche, pratiche, linee guida, processi e procedure utilizzati nel sviluppo, implementazione ed esecuzione di piani e strategie aziendali e tutte le attività di gestione associate. Il sistema di gestione aziendale fornisce una base per l'implementazione di successo delle decisioni aziendali sia strategiche che tattiche riguardanti attività, processi, procedure e compiti attuali allo scopo di soddisfare gli scopi e gli obiettivi esistenti di un'organizzazione di profitto e soddisfare le esigenze e le aspettative dei clienti. "
– Guida alla mia gestione.

L'idea principale del BMS è quella di fornire al personale dirigente strumenti per pianificare, monitorare e controllare le attività di gestione e misurare le prestazioni aziendali e per implementare processi di miglioramento continuo all'interno di un'organizzazione. L'idea del sistema di gestione aziendale identifica i principi dell'esistenza di un'organizzazione di successo ed è strettamente legata ai criteri di successo aziendale.

Che tipo di strumenti fanno parte di un BMS?

Esistono strumenti relativi ai dipartimenti di ciascuna organizzazione che possono essere classificati per ciascun aspetto della gestione. Ad esempio: strumenti di pianificazione, strumenti di processo, strumenti di registrazione, strumenti relativi ai dipendenti, strumenti di processo decisionale, strumenti di controllo, ecc. Una classificazione per funzione prenderebbe in considerazione questi aspetti generali:

Strumenti utilizzati per l'immissione e la convalida dei dati in qualsiasi dipartimento.

Strumenti utilizzati per controllare e migliorare i processi aziendali.

Strumenti utilizzati per il consolidamento dei dati e il processo decisionale.

Oggi, gli strumenti di gestione si sono evoluti notevolmente nell'ultimo decennio grazie ai rapidi progressi tecnologici, così rapidi che è difficile selezionare i migliori strumenti aziendali per qualsiasi situazione in qualsiasi azienda. Ciò è causato da una lotta senza fine per ridurre i costi e aumentare le vendite, dalla volontà di comprendere le esigenze dei clienti e dalla lotta per fornire prodotti che soddisfino le loro esigenze nel modo richiesto.

In questo scenario i manager dovrebbero assumere un atteggiamento strategico nei confronti degli strumenti di gestione aziendale invece di optare per gli strumenti più recenti. Di solito i manager si affidano agli strumenti senza alcun adattamento, il che porta a una situazione instabile. Gli strumenti di gestione aziendale dovrebbero essere selezionati con attenzione e quindi adattati alle esigenze dell'organizzazione e non viceversa.

Perché ho bisogno di un sistema di gestione aziendale?

Quando un'azienda è piccola, tutti sanno tutto su come funziona.

Un team non ha bisogno di documentare ciò che fa, perché semplicemente "sà" come farlo. E lavorano così a stretto contatto che riescono sempre ad adattarsi e improvvisare per affrontare nuove sfide. Ma man mano che l’azienda cresce diventa sempre più difficile, anzi impossibile, lavorare in questo modo. E lo stesso accade se si lavora da remoto, senza restare tutti nella stessa sede.