La aplicación Registros de Sesiones y Deliberaciones permite la gestión del flujo de trabajo para las deliberaciones y decisiones de órganos gubernamentales y colegiados.
Esta guía pretende ser una descripción general y vincular las otras pautas dentro del flujo de trabajo general del proceso y seguirá el orden cronológico del estado de la sesión.
Antes de empezar
El flujo de trabajo está integrado con Protocolo TI/Gestión de documentos ; por lo tanto, es importante que el servicio haya sido configurado correctamente.
Una vez hecho esto, puede proceder como administrador de sesión a crear una nueva sesión.
Funciones y definiciones
Gestor de Sesión
Es el usuario responsable de la gestión administrativa de la Sesión, desde la creación hasta la generación del documento final del trámite (Informe)
Estructuras propuestas
Estos son departamentos que se han definido en la configuración de la sesión como autorizados a presentar propuestas de deliberación para esa sesión/órgano gubernamental
Estructuras involucradas
Son departamentos que no proponen la deliberación, pero que participarán en el proceso una vez aprobado.
Secretario de Actas
Es el miembro electo responsable de registrar los resultados y discusiones de la Sesión, y reportarlos al Responsable de la Sesión
Presidente
Es el miembro responsable de la dirección de la discusión del Órgano de Gobierno. En el paso final, firma el documento final del trámite (Informe) para su validez.
Abierto - Aceptar propuestas
Durante el período de envío, definido por una fecha límite especificada por el administrador de la sesión, las estructuras que se hayan agregado como estructuras propuestas pueden Presentar una propuesta de deliberación.
Bloqueado: fecha límite para presentar propuestas
Una vez que vence el plazo, las estructuras que proponen ya no pueden enviar nuevas propuestas y el administrador de sesión es responsable de su aprobación o rechazo.
Aprobado - Deliberaciones verificadas
El Responsable de Sesión deberá, una vez vencido el plazo o en cualquier momento, consolidar y cerrar el plazo para la presentación de Propuestas de Deliberación. Esto se puede hacer mediante Consolidar propuestas y permitirá generar la Agenda y la Invitación para los miembros del Órgano de Gobierno.
Invitación enviada
Una vez consolidadas las Deliberaciones, el Administrador de Sesiones generará la Agenda de la Sesión y la Invitación para los miembros del Gobierno Cuerpo.
En progreso - Acta del Secretario a cargo
El día de la sesión, el administrador de la sesión elegir un Secretario de Acta, quien será el responsable de informar los resultados y discusiones del Órgano de Gobierno. Las Actuaciones del Secretario de Acta incluyen verificar asistencias e informar los resultados finales de cada una de las propuestas de Deliberación.
El Secretario de Actas puede ser cualquier usuario de la organización y tiene acceso a la solicitud desde la elección, y hasta el momento en que el Responsable de Sesión haya aprobado la documentación remitida.
Concluido: documentación recibida
Una vez que el secretario de actas haya enviado la documentación al administrador de sesión, es hora de Generar los documentos finales del procedimiento. Al comprobar la exactitud de la información, el Gestor de Sesión las validará.
Bajo firma: documentación aceptada
En este punto podrán generar el Documento de Procedimiento final (o "Informe") que deberá firmar el Presidente del Órgano de Gobierno. Después de eso, el Administrador de sesión carga el archivo en el sistema, registra y archiva la sesión.
Archivado
Una vez archivada, la sesión y sus deliberaciones ya no podrán ser modificadas pero sí podrán ser consultadas por los miembros del Órgano de Gobierno correspondiente.
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